Vertriebliche Folge-E-Mail richtig verfassen mit Leitfaden und Vorlagen

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Lernen Sie in diesem Artikel, warum eine vertriebliche Folge-E-Mail im technischen Vertrieb von hoher Bedeutung ist und wie Sie ein System zum lückenlosen Nachfassen von Terminen mittels Automatisierung aufbauen.

Kennen Sie das? Sie hatten als Vertriebsingenieur einen sehr guten Termin mit einem potentiellen Neukunden, aber dennoch geht es zunächst nicht weiter mit ihm, weil Ihr Ansprechpartner auf Grund der Komplexität der Lösung weitere Entscheider einbeziehen muss. Und weil Sie sehr früh im Vertriebszyklus sind, verliert sich der Kontakt, was eingedenk der betriebenen Aufwände sehr schade ist. 

Somit kann das systematische Nachfassen eines Termin im technischen Vertrieb über eine vertriebliche Folge-E-Mail dazu beitragen, die Beziehung zu Ihrem Interessenten aufrecht zu halten und zu stärken und damit dafür zu sorgen, den Kontakt wieder aufzunehmen, sobald das Unternehmen in seiner Entscheidungsfindung gereift ist.

Warum eine vertriebliche Folge-E-Mail so wichtig ist?

Eine vertriebliche Folge-E-Mail bringt Sie in den typischen Tagesablauf eines vielbeschäftigten Entscheiders. Es kann leicht passieren, dass man eine Kontaktaufnahme per Telefon verpasst, aber E-Mails können zu einem Zeitpunkt geprüft oder beantwortet werden, der für den Empfänger am günstigsten ist.

Die vertriebliche Folge-E-Mail als entscheidende Kommunikationsstrategie

Zeigen Sie Ihre Wertschätzung

Fast jeder hört gerne ein echtes „Danke“ (zumindest 77 % von uns). Wenn Sie daran arbeiten, eine neue Beziehung aufzubauen oder eine bestehende zu stärken, ist ein Dankeschön für die Zeit und Aufmerksamkeit Ihres Gesprächspartners fast nie ein schlechter Zug.

Um die Effektivität einer Dankes-E-Mail zu erhöhen, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

  • Nennen Sie den Empfänger beim Namen
  • Bedanken Sie sich ausdrücklich für das, was der Empfänger zur Besprechung mitgebracht hat. Sagen Sie nicht einfach nur „Danke für Ihre Zeit“, sondern bedanken Sie sich dafür, dass er Ihr Produkt in Betracht gezogen hat, einen Einblick in ein Berufsfeld gegeben hat oder eine potenzielle Empfehlung oder Geschäftsquelle angeboten hat
  • Beziehen Sie sich auf ein bestimmtes Gespräch oder Detail aus Ihrer Besprechung.

Halten Sie das Gespräch aufrecht

Wenn Sie im technischen Vertrieb tätig sind, möchten Sie sicherstellen, dass Sie mit Ihren potenziellen Kunden im Gespräch bleiben, während diese die Vorteile Ihrer Produkte in Betracht ziehen. Eine Dankes-E-Mail gibt Ihnen die Möglichkeit, mit der Person, mit der Sie sich getroffen haben, erneut in Kontakt zu treten, sich selbst in Erinnerung zu halten und das Potenzial für weitere Gespräche zu schaffen.

Auch wenn Sie zunächst nicht versuchen, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu verkaufen, halten Sie das Gespräch nach einem Termin in Gang. Ein Follow-up nach einer Mentoring-Sitzung mit Ihrem Coach in Ihrem Ziel-Unternehmen kann Ihnen zusätzliche Gelegenheiten bieten, Gesprächspunkte zu klären, weitere Fragen zu stellen oder sich selbst in Bezug auf Möglichkeiten, in die Ihr Coach Sie möglicherweise eingeweiht ist, auf dem Laufenden zu halten.

Werden Sie zur Quelle nützlicher Informationen für Ihre Kunden

Eine vertriebliche Folge-E-Mail ist ferner eine großartige Gelegenheit zur Nachbereitung, denn sie gibt Ihnen die Chance, Ihre Rolle als Vertrauensperson und Quelle nützlicher Ideen und Informationen zu festigen.

Wenn Sie einen Termin per E-Mail nachfassen, denken Sie darüber nach, wie Sie E-Mails nutzen können, um die bereits geführte Konversation zu bereichern. Wenn in Ihrem Gespräch beispielsweise KI in der Prozessindustrie erwähnt wurde, können Sie als Sales Engineer den neuesten Artikel über die Wirksamkeit von maschinellem Lernen der Steigerung der Produktionsqualität senden.

Das Gleiche gilt für Informationen über die Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens. Untersuchungen zeigen, dass potenzielle Kunden bei einer Kaufentscheidung mehrere Inhalte prüfen wollen; mehr als 90 % der Käufer geben an, dass Online-Inhalte ihre Kaufentscheidungen beeinflussen.

Indem Sie nützliche Fallstudien, Blogbeiträge oder Videos in einer vertriebliche Folge-E-Mail weitergeben, erinnern Sie Ihren Kunden oder potenziellen Kunden daran, dass Sie Ressourcen zur Verfügung haben, um sie zu unterstützen, und heben die Vorteile hervor, die Sie bieten können. Sie helfen ihnen darüber hinaus aktiv in ihrer Kaufentscheidung im Sinne eines wirklichen Buyer Enablement.

Ihre Nachfass-E-Mails müssen sich nur auf geschäftliche Themen beschränken . Wenn Sie z. B. eine persönliche Verbindung hergestellt haben, während Sie über Ihre Lieblingsfußballmannschaften gesprochen haben, können Sie auch einen interessanten Artikel über Ranglisten oder Handelsgeschäfte schicken – achten Sie nur darauf, dass der Inhalt, den Sie weitergeben, sauber und professionell ist.

3 Vorlagen für vertriebliche Folge-E-Mail 

Wir haben einige Optionen zusammengestellt, die Ihnen den Einstieg erleichtern werden. Zögern Sie nicht, die Nachrichten an Ihr Treffen/Gespräch anzupassen; dies ist nur ein Rahmen, der Ihnen bei der Kommunikation als Orientierung dient.

1. Nach einem Treffen mit einer Führungskraft in Ihrem Bereich/ Ihrer Branche

Sehr geehrter {{Name}},

vielen Dank, dass Sie sich letzte Woche die Zeit genommen haben, sich mit mir zu treffen. 

Wie bereits erwähnt, habe ich Ihre Karriere mit Interesse verfolgt und betrachte Sie als Mentor und Vorbild; ich habe es sehr geschätzt, dass ich die Gelegenheit hatte, mit einem führenden Vertreter der Branche zu sprechen.

Es hat mich gefreut, zu hören, welche Möglichkeiten Sie sehen, um die Erfahrungen der Mitglieder durch eine Kombination aus persönlichem Service und intuitiver Technologie zu verbessern.

Nach unserem Treffen habe ich diesen Artikel vom VDMI {{Link einfügen}} gefunden, der relevant für Sie sein könnte. 

Es würde mich interessieren, was Sie darüber denken, insbesondere über den Einsatz von Test-Automatisierung im Bereich von Fertigungsprozessen.

Ich freue mich auf ein baldiges Wiedersehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

2. Nach einem Treffen mit einem potenziellen Kunden

Sehr geehrter {{Name}},

vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für eine Demo unserer Marketingautomatisierungsplattform genommen haben. 

Es hat mich gefreut, von den Problemen zu hören, mit denen Ihr Team bei der Segmentierung von Interessenten konfrontiert ist. 

Das Feedback hilft uns, die Bedürfnisse unserer Kunden besser zu verstehen und ihre Erfahrungen mit der Plattform anzupassen.

Ich habe dieser E-Mail eine Fallstudie beigefügt, in der es um den Erfolg geht, den ein anderes Finanzinstitut bei der Feinabstimmung seiner Segmentierung erzielt hat.

Wann können wir einen Termin für ein Folgegespräch mit unserem Team vereinbaren, um die Segmentierungsmöglichkeiten der Plattform genauer zu besprechen?

Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören, und werde mich im Laufe dieser Woche melden, um eine Demo zu vereinbaren.

Vielen Dank!

Ihr Name

3. Nach einer Kontaktaufnahme bei einer Networking-Veranstaltung

Lieber {{Name}},

es war mir ein Vergnügen, Sie letzte Woche bei der Networking-Veranstaltung in Köln kennenzulernen. Obwohl wir einige gegensätzliche Ansichten vertreten, war es sehr aufschlussreich, Ihren Standpunkt zur Maximierung der aktuellen Chancen zu hören.

Als Nachbereitung möchte ich ein von XYZ verfasstes White Paper anhängen. Es bezieht sich auf einige der Themen, die wir besprochen haben. 

Wenn Sie es für sinnvoll halten, ein weiteres Gespräch darüber zu führen, wie wir zusammenarbeiten könnten, sollten wir uns bald wieder treffen. 

Ich füge einen Link zu meinem Online-Kalender bei und werde mich mit Ihnen in Verbindung setzen, um ein Treffen zum Mittagessen oder Kaffee zu vereinbaren.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

Wie man eine vertriebliche Folge-E-Mail sendet

Für vielbeschäftigte Vertriebsingenieure ist die E-Mail zwar die erste Wahl, aber seien wir ehrlich: Sie sind wahrscheinlich selbst ziemlich beschäftigt. Ehe Sie sich versehen, sind vielleicht schon einige Tage oder eine Woche seit der Besprechung vergangen, und Sie fragen sich, ob es zu spät ist, eine E-Mail zur Nachbereitung der Besprechung zu senden.

Die kurze Antwort lautet „Nein“. Ein dankbares und höfliches Nachfassen sollte jederzeit willkommen sein. Oft ist es jedoch am besten, das Eisen zu schmieden, solange es noch heiß ist. 

Mit diesen 5 Tipps können Sie einen für Sie sinnvollen und effizienten Prozess in Gang setzen, der Ihre Arbeit erleichtert.

1. Machen Sie das Nachfassen zur Routine

Ein Zitat, das Amelia Earhart zugeschrieben wird, besagt: „Der beste Weg, etwas zu tun, ist, es zu tun“. Aber es kann schwierig sein, diese Folgeverpflichtungen in Ihren ohnehin schon vollen Terminkalender zu quetschen.

Der beste Weg, etwas zu tun, ist, es zu tun!

Amelia Earhart

Um zu vermeiden, dass das Nachfassen auf der Strecke bleibt, ist es von Vorteil, wenn Sie Ihre Nachfassaktionen zur Routine machen. Nehmen Sie sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit oder jede Woche einen 30-Minuten-Block und führen Sie eine Liste mit den Nachfassaktionen, die Sie noch erledigen müssen.

2. Zeigen Sie Wertschätzung

Menschen sind eher bereit, mit jemandem zu interagieren, der sich erkenntlich zeigt. Selbst wenn es sich nur um eine Kleinigkeit handelt, wie z. B. ein Dankeschön dafür, dass Sie sich die Zeit genommen haben, bei einer Veranstaltung zu plaudern, kann diese Art der Nachbereitung dazu führen, dass Ihre Kontakte Sie hoch schätzen und sich an Sie erinnern, wenn sie auf dem Markt nach einem Talent oder einer Dienstleistung suchen, die Sie anbieten können.

3. Erstellen Sie Vorlagen

Wenn Sie – wie im technischen Vertrieb- in einer Rolle oder einem Bereich tätig sind, in dem Sie häufig Nachfassaktionen durchführen sollten, kann es sinnvoll sein, spezielle Tools für die Verwaltung Ihrer Kommunikation einzusetzen.

Mit einer Plattform zur Automatisierung von Follow-up-E-Mails können Sie beispielsweise sicherstellen, dass nach einem Treffen oder einer Diskussion zumindest ein erster Kontakt stattfindet. Von dort aus können Sie die weitere Kommunikation persönlich verwalten. Betrachten Sie die Follow-up-Vorlage als eine freundliche Erinnerung. Sobald Sie die Verbindung wiederhergestellt haben, können Sie den Kunden mit Ihren Angeboten begeistern.

4. Bieten Sie eine Möglichkeit, das Gespräch fortzusetzen

In diesem Sinne ist ein Follow-up nicht nur eine Floskel, die warme und angenehme Gefühle erzeugen soll. Ein wichtiger Aspekt der Nachfassaktion ist die Möglichkeit, die Beziehung einen Schritt weiter zu führen.

Fügen Sie in Ihr Follow-up eine Bitte oder eine Gelegenheit ein, zu der der Kunde „Ja“ sagen möchte.

Das kann so einfach sein wie das Herunterladen eines Whitepapers über Ihr Unternehmen oder das Angebot, sich in Zukunft mit Ihnen auf einen Kaffee zu treffen. Aber wenn Sie die Leute erst einmal dazu gebracht haben, „Ja“ zu sagen, werden sie wahrscheinlich weitermachen.

5. Diversifizieren Sie Ihre Kanäle

Eine weitere Schlüsselkomponente, die den Unterschied zwischen denjenigen, die das Follow-up-Spiel wirklich beherrschen, und denjenigen, die es nur wohl oder übel machen, ausmacht, ist ein kanalübergreifender Ansatz.

Ja, E-Mail ist vor allem im B2B-Vertrieb die beste Wahl und der bevorzugte Kanal für die Kommunikation insgesamt. Das bedeutet aber nicht, dass die anderen Kanäle nicht auch eine Anstrengung wert sind.

Für mich ist Social Media keine Frage des „Soll ich es tun?“ Man muss es tun. Wenn Ihre Zielgruppe auf LinkedIn oder Twitter unterwegs ist, müssen Sie sie auch dort ansprechen.

Erforschen Sie einen Omnichannel-Ansatz, der E-Mail, Video, soziale Medien und Telefon umfasst … vor allem, wenn Sie von einem dieser Kanäle keine Reaktion erhalten. Unternehmen mit einem Omni-Channel-Engagement-Prozess verzeichnen einen jährlichen Umsatzzuwachs von 9,5 % – fast dreimal so viel wie Unternehmen, die dies nicht tun – und steigern darüber hinaus das Engagement selbst.

Ein Omnichannel-Erlebnis ist ein Gewinn für die Kundenakquise, -pflege und -bindung.

Welche Kanäle werden in Ihrer Branche bevorzugt bzw. wo sind Sie zum ersten Mal mit Ihren Kunden in Kontakt getreten, was tun sie auf den einzelnen Kanälen (einfach nur ein bisschen plaudern beispielsweise in den sozialen Netzwerken, geschäftlich per E-Mail oder umgekehrt)? 

Lassen Sie sich von Ihren Kunden inspirieren. Treten Sie mit Ihren Interessenten in Kontakt, wo und wie sie es bevorzugen.

Wenn Sie die Kanäle, die Sie nutzen, diversifizieren, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie eine Antwort erhalten!

Matt Heinz, Heinz Marketing

Automatisieren Sie das nachfassen von Terminen

Automatisieren Sie Nachfassaktionen mit Tools zur E-Mail-Automatisierung, denn es ist schlichtweg unmöglich, bei der Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden den Überblick zu behalten, wenn Sie dies ausschließlich manuell tun. 

Die gute Nachricht ist, dass es zahlreiche Sales-Engagement-Tools gibt, die Ihnen auch als Vertriebsingenieur dabei helfen können, jede Woche Hunderte von potenziellen Kunden zu erreichen, und das auf eine skalierbare Weise.

Mit diesen Tools können Sie:

  • E-Mails mit Serienbriefen personalisieren 
  • Automatische Nachfassaktionen erstellen und planen
  • Ihre generierten Leads verwalten und bis zur Reife pflegen

Lesen Sie auch: Die 20 besten Softwaretools für den Vertrieb zur Steigerung der Vertriebsproduktivität.

Nachfass-Aktionen sind für eine effektive Kontaktstrategie absolut unerlässlich. Leider fallen Sie vor allem im technischen Vertrieb in Anbetracht der vielfältigen Aufgaben wie Projektmanagement, technische Auslegung oder Angebotsausarbeitung oftmals durch das Rost. Aus diesem Grund ist es sehr Ratsam, einmalig etwas Zeit in eine Automatisierung-Strategie für das systematische Nachfassen von Kundenterminen über vertriebliche Folge-E-Mail zu investieren.

Ein großartiges Treffen kann ein großartiger Start für eine Beziehung sein, aber die E-Mail-Nachbereitung kann helfen, das Geschäft zu besiegeln und zu stärken. Wenn Sie sich fragen, ob Sie eine E-Mail versenden sollen, zögern Sie nicht – tun Sie es einfach. Sie werden froh sein, dass Sie es getan haben.

So kann dann eine E-Mail-Automatisierung aussehen. Selbstverständlich müsste die Sequenz auf Ihren spezifischen Fall angepasst werden.

Beispiel-Sequenz für ein Unternehmen aus der Druckluft-Technik 

Die vertriebliche Folge-E-Mail: Fazit

Erinnerungen verblassen. Vielleicht hatten Sie ein großartiges Gespräch mit einem Interessenten, aber es ist unerlässlich, dass Sie diesen Kontakt im Sinne eines Buyer Enablements gezielt aufrechterhalten.

Die vertriebliche Folge-E-Mail im technischen Vertrieb.
Die vertriebliche Folge-E-Mail im technischen Vertrieb.

Das bedeutet, dass die vertriebliche Folge-E-Mail von entscheidender Bedeutung ist.

Sie möchten auf der guten Arbeit aufbauen, die Sie während des Treffens geleistet haben, und die Erinnerung daran wachhalten. Wenn Sie dies zeitnah tun und Ihren Termin mit Bedacht per E-Mail nachfassen, wird dies stark dazu beitragen, die Beziehung zu festigen, die Sie sich hart erarbeitet haben.

Nehmen Sie sich die Zeit und erstellen einen Plan für ein strukturiertes Nachfassen Ihrer Kontakte und Termine, um mit Ihren Follow-ups per E-Mail-Schritt zu halten.

Gender-Hinweis

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verzichten wir auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beiderlei Geschlecht und sollen keine Benachteiligung des jeweils anderen Geschlechts darstellen.

Jan Benedict, ist der Gründer von SalesEngineer.careers. Er ist seit nunmehr 20 Jahren im Umfeld komplexer B2B-Vertrieb – als Personalberater für technische Vertriebspositionen und als Account Executive – tätig. In dieser Zeit hatte er die Möglichkeit, sowohl mit vielen erfolgreichen mittelständischen „Hidden Champions“ aus den Bereichen Maschinenbau, Automatisierung und Elektronik als auch mit internationalen Großkonzernen zusammenzuarbeiten.